Wie verwendet man ein EDI?

Wenn sie ein EDI Dokument anlegen (bspw. eine Bestellung), dann müssen Sie die strikten Regeln vom Standard befolgen, den Sie verwenden. Diese Regeln definieren genau wo und wie jedes Stück Information im Dokument gefunden werden kann. Nur dann kann ein empfangender Computer das reinkommende Dokument entziffern und interpretieren. Es können sofort der Name der Firma, die Bestellnummer, Artikelbeschreibung, Bestellmengen, Preise, usw. ermittelt werden. Der Computer wird dann diese Daten direkt in das Order Management System eingeben. Manuelle Eingabe ist deshalb nicht notwendig.

In EDI Sprache, Geschäftsdokumente werden nicht als „Bestellkonfirmation“ oder „Beleg“ abgelegt. Alle EDI Dokumente werden erst zu einer „Nachricht“ übersetzt, welche aus Datenelementen, Segmenten und Umschlägen aufgebaut ist.

1. Vorbereitung der Dokumente, die Sie versenden werden

Erstens müssen Sie die benötigten Daten für das Dokument sammeln und organisieren. Für eine Bestellung muss das System bspw. eine elektronische Datei mit den benötigten Informationen erzeugen, um ein EDI Dokument zu erzeugen.

Die benötigten Daten können auf verschiedenen Wegen gesammelt werden.

  • Sie können manuell am Bildschirm eingegeben werden
  • Exportieren von einer anderen Stelle durch das Benutzen von Kalkulationsblättern (.csv Dateien bspw.)
  • Existierende EDI Dateien werden formatiert, so dass sie anderen EDI Standards entsprechen
  • Existierende Anwendung stellen sicher, das erstellte Dateien eine Struktur haben, so dass sie bereit sind für das Übersetzen zu einem EDI Standard.

2. Übersetzung zum korrekten EDI Standard

Der nächste Schritt ist die elektronischen Daten zu einem korrekten EDI Standard mit Hilfe von EDI Übersetzungsprogrammen zu konvertieren. Viele EDI Übersetzungsprogramme sind verfügbar und können entweder „on premise“ oder in der „cloud“ verwendet werden. Diese Software ist weit verbreitet und kann an die spezifischen Anforderungen jedes Unternehmens maßgeschneidert werden. Zum Beispiel gibt es spezielle Programme für Unternehmen, die dies ausgiebig verwenden wollen und deshalb ein großes Budget haben. Ob Sie tausende von EDI Nachrichten pro Tag versenden oder nur einige paar hundert pro Monat, es gibt eine geeignete Lösung für alle Fälle. Ein gutes ERP System enthält solche Komponenten standardmäßig in Ihrer Lösung. Stellen Sie sicher, dass dies tatsächlich der Fall ist, wenn Sie nach einem ERP suchen.

3. Handelspartnern EDI Dokumente korrekt vermitteln

Nachdem die Dokumente in das korrekte EDI Format übersetzt wurden, können die Dokumente zu Ihren Handelspartnern versandt werden. Hierfür ist es wichtig über die Anschlussmöglichkeiten nachzudenken und wie die Dokumente versandt werden. Drei Optionen sind verfügbar.

  • Direkte Verbindung mit einem gesichertem Internetprotokoll.
  • Suchen nach einer Verbindung über einen „EDI VAN (Value-Added Networks) Dienstleister“ mit seinem eigenem Internetprotokoll. Dies sind externe Parteien, die eine Verbindung zwischen Ihnen und Ihren Handelspartnern anbieten.
  • Sie können diese auch mit anderen Methoden kombinieren oder austauschen je nach Partner und bspw. wie viele Dokumente Sie per EDI versenden möchten.
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