Was ist EDI?

Electronic Data Interchange (EDI) ist der Austausch von Geschäftsdokumenten von Computer zu Computer in einem standardisiertem, elektronischem Format. Das bedeutet, dass kein Papier oder Personen direkt beteiligt sind bei der Kommunikation. Austauschen von EDI Dokumenten wird normalerweise zwischen zwei Handelspartnern durchgeführt (Lieferant und Kunde).

EDI ersetzt andere Arten der Kommunikation wie Post, Fax und Email. Fax und Email sind auch „elektronisch“, aber sie benötigen oft noch die Beteiligung von Menschen (Mitarbeiter, die sich emailen). Menschen machen Fehler. Es könnte passieren, dass eine falsche Menge an Materialien bestellt werden, wegen eines Schreibfehlers. Das ist sehr schadhaft für Produktionsunternehmen und kann im schlimmsten Fall zu „down time“ führen. Mit EDI können Nachrichten direkt zur richtigen Stelle geschickt werden, wie einem Order Management System. Die Anwendung kann dann sofort die Bestellung bearbeiten, ohne dass menschliche Fehler möglich sein könnten. Die üblichsten Dokumente, die über EDI ausgetauscht werden, sind Bestellungen, Rechnungen und Lieferdokumentationen, wie Frachtbriefe und Zolldokumente.

EDI Standardformat

EDI Dokumente müssen von Computern ohne menschliche Hilfe bearbeitet werden. Hierfür ist ein „Standardformat“ notwendig, welches ein Computer verstehen und entziffern kann. Wenn man sich nicht auf einen EDI Standard einigen kann, dann werden die Computer nicht in der Lage sein die Nachrichten zu entziffern. Sie können sich wahrscheinlich vorstellen was für Probleme entstehen könnten, wenn ein Computer denkt das ein Komma für Dezimalzahlen in der Nachricht verwendet wird anstatt ein Punkt.

Es gibt verschiedene EDI Standards, die verwendet werden, so wie: ANSI, EANCOM, EDIFACT (von den Vereinten Nationen entwickelt), ODETTE (für die Automobilindustrie), TRADACOMS und ebXML. Um Sachen noch komplizierter zu machen, es sind mehrere Versionen für jeden Standard verfügbar. Egal welcher EDI Standard gewählt wird: Es ist extrem wichtig, dass Ihr EDI Standard kompatibel ist mit denen Ihrer Handelspartner.

Übersetzung von EDI Nachrichten

Das Standardformat ist nur da um sicherzustellen, dass die Computer diese Nachrichten verwenden. Das Standardformat muss konvertiert werden zu verständlichen Daten für Menschen. Hierfür ist ein separates System benötigt: EDI Übersetzer. Anstatt ein paar Linien Code wird eine EDI Nachricht in ein Angebot, eine Rechnung oder ein anderes Dokument übersetzt. Viele ERP Systeme unterstützen EDI und haben schon eine Lösung parat für ihre Übersetzungen. Aber, Sie müssen sich auch bewusst sein welche EDI Standards unterstützt werden und auch muss beachtet werden, was für ein EDI Ihre Handelspartner verwenden.

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