Stufenweise ERP Implementation

Das Gegenstück zur BIG BANG Implementation ist die gestufte Vorgehensweise. Über einen erweiterten Zeitraum, werden kleinere Änderungen gemacht. Das Unternehmen wird sich in eine neue Arbeitsweise „hinein entwickeln“. Im voraus wird ein Plan entwickelt, der alle benötigten Schritte beinhaltet. Eine wichtige Frage aber ist, wie die „Phasen“ des Implementierungsprojektes definiert werden. Zum Beispiel können Sie über das folgende nachdenken:

Integration per "Standort".

Produktionsunternehmen haben oft mehrere Standorte, die alle ihre eigene Weise haben zu arbeiten. Diese müssen nicht immer transnational sein. Selbst Standorte innerhalb des gleichen Landes können komplett andere Arbeitsweisen haben. Integration pro Standort wird oft gewählt, weil es viele organisatorische Vorteile mit sich bringt. Es wird bspw. viel einfacher sein eine Demonstration zu präsentieren, wenn alle physisch präsent sein können.

Integration per Modul.

Diese ist die gewöhnlichste Methode in der gestuften Implementierungsstrategie. Anbefohlen wird mit den Basismodulen anzufangen und dann kompliziertere Module mit ihnen aufzubauen. Die Basisfunktionen sind welche, die täglich verwendet werden sollen. Module mit fortgeschrittenen Funktionalitäten werden später entwickelt.

Integration per Abteilung

Obwohl ein ERP ein betriebsweites System ist, womit alle Mitarbeiter arbeiten müssen, sind viele Module und Funktionen abteilungsspezifisch. Deshalb wählen einige Organisationen erst die Integration in der HRM Abteilung durchzuführen, dann in der Buchführung, usw. Der Vorteil ist ein klarer „Umfang“ bei der Integration. Man kann tief ins Detail gehen bei den Arbeitsweisen innerhalb der Abteilung und den Problemen, die entstehen könnten. Wegen diesem Fokus, kann mehr Aufmerksamkeit auf die Bedürfnisse und Probleme der Abteilung gegeben werden, die bei der Verwendung des neuen Systems auftreten könnten.

Vorteile

Fehlerrisiko.

Durch die gestufte Implementierung ist die Wahrscheinlichkeit von schwerwiegenden Fehlern geringer. Da zu jeder Zeit nur kleine Teile implementiert werden, ist es nicht nur einfach festzustellen wo Fehler passieren, sondern auch der Schaden an der Organisation wird viel kleiner, wenn welche passieren. Außerdem werden nach jeder erfolgreich implementierten Phase wichtige Erfahrung gesammelt, um das ERP System weiter auszurollen.

Schnelles starten der Implementierung.

In der Big Bang Vorgehensweise müssen alle Module für die Implementierung vollständig getestet und vorbereitet werden. Weil es möglich ist auf viel kleineren Umfängen zu arbeiten, ist es möglich „schon“ Teile des Systems zu verwenden, während weiter programmiert wird für die nächste Phase. Denken sie bspw. an die „Integration per Modul“, wo Basismodule fertiggestellt werden, die dann sofort verwendet werden können. Fortgeschrittene Module können später hinzugefügt werden.

Viel weniger Störungen.

Die negative Auswirkung auf Unternehmensergebnisse, die durch das Gewöhnen an ein neues System gebunden sind, sind viel kleiner in der gestuften Strategie als in der Big Bang Vorgehensweise. Mitarbeiter haben mehr Zeit sich an das neue System zu gewöhnen.

Nachteile

Niedrigeres Dringlichkeitsgefühl.

Das Übergehen zu einem neuen ERP System hat eine riesige Auswirkung auf die Organisation. Ein Vorteil von der Big Bang Strategie ist, dass es einfacher ist den Mitarbeitern zu erklären wie wichtig die Änderung sein wird. Die ERP Implementierung wird temporär eine Toppriorität für jeden in der Organisation sein.

Der Übergangsprozess muss verwaltet werden.

Das Übergehen zu einem neuen System sollte auch wie ein Prozess verwaltet werden. Mitarbeiter müssen konstant über den Verlauf informiert werden. Zudem muss auch klar gemacht werden, wer wo mit welchem System anfängt. Dies benötigt organisatorische Anstrengungen, welche nicht bei der Big Bang Strategie notwendig wären.

Implementierung kann viel länger dauern.

In den Vorteilen haben wir erwähnt, dass die Implementierung beschleunigt werden könnte, weil halbfertige Module bereits eingesetzt werden können. In der Big Bang Strategie, dauert die Implementierung viel länger. Dies hat viel mit den Prioritäten innerhalb eines Unternehmen und der Lernkurve zu tun, die bei Big Bang steiler ist.

Eine Verbindung mit dem alten System muss kontinuierlich erhalten bleiben. Weil zwei Systeme zur gleichen Zeit aktiv sind, bedeutet dies dass neue Module auch mit alten Modulen kommunizieren müssen. Es könnte technisch schwierig (sowie benutzerunfreundlich) sein kontinuierlich Brücken zwischen beiden Systemen zu bauen.

Gestufte Probleme zwischen Modulen.

Eine der größten Probleme während der gestuften Implementierung ist, dass die Module oft nicht isoliert sind. Wenn zum Beispiel ein neues CRM Modul implementiert wurde, dann ist es wichtig dass dieses die Verfügbarkeit von Produkten überprüfen kann. Wenn Einkauf und WMS noch das alte System verwenden, dann sind diese Daten ganz einfach nicht verfügbar für die Verkaufsabteilung. Es gibt viele Module, die zur gleichen Zeit implementiert werden müssen.

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